This Privacy Policy explains how InfoSign Media Inc., the developer and operator of ServTV, collects, uses, discloses, retains and protects personal information in connection with its services.

It applies in particular to the app.servtv.ca management portal, the ServTV application for Android TV, and Raspberry Pi devices supplied and administered by InfoSign Media when used with the ServTV service.

1. Person responsible for privacy

InfoSign Media Inc. is responsible for personal information that it collects and holds in connection with ServTV.

2. Information we may collect

2.1 Account and organization information

ServTV accounts are created by InfoSign Media after direct contact with the customer. Users cannot create an account directly through the Android TV application.

Depending on the circumstances, we may retain:

• the company or organization name;
• the company or organization address;
• the company or organization website;
• a general email address;
• the first and last names of authorized users;
• the email addresses of authorized users;
• authentication information required to access the portal;
• user roles and access rights.

An authorized administrator may create multiple users within the organization.

2.2 Screen pairing

When the ServTV application is first used on an Android TV device, a pairing code is displayed. An authorized user then associates that code with the customer account in app.servtv.ca. After pairing, a functional local identifier or cookie may remain on the device so the screen can be recognized during future use.

Customers may also assign a name to each screen, such as “Reception Screen” or “Screen 1.”

2.3 Technical data related to the Android TV application

The Android TV application requires an Internet connection to retrieve and display authorized content. It may also be configured to launch automatically when the device starts.

At this time, ServTV does not use the Android TV application to monitor the television model, MAC address, available memory or other advanced device diagnostic data. As with any online service, the network infrastructure may nevertheless process technical data required to deliver and secure communications, such as an IP address.

2.4 Technical data related to Raspberry Pi devices

When the service is used with a Raspberry Pi device supplied and administered by InfoSign Media, additional technical information may be available for operation and support purposes, including:

• the account to which the device is linked;
• the screen identifier;
• the MAC address;
• the IP address;
• the SSH port used for technical support;
• the type of connected screen or television;
• screen resolution;
• available disk space and RAM;
• device connectivity status.

This information is used mainly to operate the service, diagnose issues and provide technical support for devices managed by InfoSign Media.

2.5 Customer-uploaded content

Authorized users may upload images, including JPEG and PNG files, and add links to YouTube videos for display on their own screens.

InfoSign Media does not routinely analyze uploaded image content and does not use that content for profiling or behavioural advertising. Each customer's content is logically separated from other customer accounts and is not made available to other customers unless the customer takes or authorizes an action that allows it.

Customers remain responsible for the content they upload and must ensure that they have all required rights, permissions and consents, especially if an image contains personal information, depicts an identifiable person or includes sensitive information.

2.6 Communications with InfoSign Media

When you contact us by phone or email, we may retain the contact information and information you provide in order to respond to your request, provide support or manage the customer relationship.

3. Cookies, local storage and analytics tools

ServTV uses only cookies, local identifiers or similar mechanisms that are necessary for portal operation, authentication, screen pairing, session continuity and essential preferences.

As of the date of this Policy, no non-essential analytics or advertising tracking tools such as Google Analytics, Meta Pixel, Microsoft Clarity, Hotjar, Firebase Analytics, Crashlytics or Sentry are used in the ServTV application to track users.

If analytics tools are introduced in the future, this Policy will be updated before or when they are activated, and any consent mechanisms required by applicable law will be implemented.

4. Why we use this information

Information may be used to:

• create and administer ServTV accounts;
• allow authorized users to access the portal;
• pair and manage screens;
• host, retrieve and display content selected by the customer;
• maintain the operation, security and continuity of the service;
• provide technical support and diagnose issues;
• manage the contractual relationship and customer service;
• comply with legal and regulatory obligations.

5. Disclosure to service providers and third parties

InfoSign Media does not sell or rent ServTV users' personal information to third parties.

We may disclose or make certain information available to the following categories of recipients when necessary:

• Amazon Web Services (AWS), for platform hosting, file storage and backups;
• authorized InfoSign Media personnel who require access as part of their duties;
• authorities or other persons where required or permitted by law.

When a customer uses YouTube content, the device displaying that content may, depending on the playback method, communicate directly with Google or YouTube services. Those services are governed by their own privacy policies.

ServTV does not serve advertising from a third-party advertising network. Promotional or educational material displayed on screens is selected by the customer from content available to its account or from its own content.

6. Hosting and processing outside Quebec

The ServTV platform, uploaded files and backups are hosted on Amazon Web Services infrastructure in the US East region, United States. Some information may therefore be stored or processed outside Quebec and Canada and may be subject to the laws applicable in the jurisdiction where it is located.

InfoSign Media remains responsible for protecting the personal information entrusted to it and takes appropriate measures to govern the processing of such information by its service providers.

7. Retention and deletion

Account-related information is retained for as long as necessary to provide the service and manage the customer relationship.

When a customer ends its subscription or when a valid account deletion request is received, the account is deactivated and deleted within a maximum of 30 days. Once deletion is completed, InfoSign Media does not retain a backup copy of the deleted account for restoration purposes.

Certain information that is separate from the ServTV account may need to be retained longer where required or permitted by law, such as accounting records, invoices, transaction evidence, information required for fraud prevention or information needed to establish or defend legal rights.

8. How to request account deletion

Users cannot directly delete a ServTV account from the Android TV application or the portal. A deletion request may be submitted to the person responsible for privacy at:

ma.pariseau@infosignmedia.com

We may request information needed to verify the identity and authority of the person making the request before deleting the account.

9. Security measures

InfoSign Media uses reasonable administrative and technical safeguards designed to protect information against unauthorized access, use, disclosure, alteration or destruction. These measures include role-based access management, logical separation of customer content and the use of professional hosting infrastructure.

No electronic transmission or storage method can guarantee absolute security.

10. Your privacy rights

Subject to the conditions and exceptions provided by applicable law, you may request:

• access to personal information we hold about you;
• correction of inaccurate or incomplete information;
• withdrawal of consent where processing relies on consent;
• deletion of certain information where permitted by law;
• additional information about how your personal information is used or disclosed.

To exercise a right or submit a privacy complaint, contact the person responsible for privacy using the information in section 1.

11. Children and minors

The ServTV Android TV application and management portal are not designed to allow children to create or manage an account. The service is primarily intended for organizations and their authorized users.

Some content displayed by customers may nevertheless be intended for family audiences or may include educational or entertaining content for children. This does not mean that ServTV intentionally collects personal information from children who are merely viewing the screens.

If a customer uploads content depicting a child or containing personal information about a minor, the customer is responsible for obtaining any required authorization or consent.

12. Changes to this Policy

We may update this Policy to reflect changes to ServTV, our practices, service providers or legal requirements. The date of the most recent update will appear at the top of the page. When changes are material, we will take reasonable steps to bring them to the attention of affected persons.

13. Contact us

La présente politique de confidentialité explique comment InfoSign Média inc., développeur et exploitant de ServTV, recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses services.

Elle s'applique notamment au portail de gestion app.servtv.ca, à l'application ServTV pour Android TV ainsi qu'aux appareils Raspberry Pi fournis et administrés par InfoSign Média lorsqu'ils sont utilisés avec le service ServTV.

1. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

InfoSign Média inc. est responsable des renseignements personnels qu'elle recueille et détient dans le cadre de ServTV.

2. Renseignements que nous pouvons recueillir

2.1 Renseignements sur le compte et l'organisation

Les comptes ServTV sont créés par InfoSign Média à la suite d'un contact direct avec le client. Les utilisateurs ne peuvent pas créer un compte directement à partir de l'application Android TV.

Selon les circonstances, nous pouvons conserver :

• le nom de l'entreprise ou de l'organisation;
• l'adresse de l'entreprise ou de l'organisation;
• le site Web de l'entreprise ou de l'organisation;
• une adresse courriel générale;
• les nom et prénom des utilisateurs autorisés;
• les adresses courriel des utilisateurs autorisés;
• les renseignements d'authentification nécessaires pour accéder au portail;
• les rôles et les droits d'accès des utilisateurs.

Un administrateur autorisé peut créer plusieurs utilisateurs au sein de l'organisation.

2.2 Jumelage des écrans

Lors de la première utilisation de l'application ServTV sur un appareil Android TV, un code de jumelage s'affiche. Un utilisateur autorisé associe ensuite ce code au compte client dans app.servtv.ca. Après le jumelage, un identifiant local fonctionnel ou un témoin (cookie) peut demeurer sur l'appareil afin que l'écran soit reconnu lors des utilisations ultérieures.

Les clients peuvent aussi attribuer un nom à chaque écran, par exemple « Écran de la réception » ou « Écran 1 ».

2.3 Données techniques liées à l'application Android TV

L'application Android TV nécessite une connexion Internet pour récupérer et afficher le contenu autorisé. Elle peut également être configurée pour se lancer automatiquement au démarrage de l'appareil.

À ce jour, ServTV n'utilise pas l'application Android TV pour surveiller le modèle du téléviseur, l'adresse MAC, la mémoire disponible ou d'autres données de diagnostic avancées de l'appareil. Comme pour tout service en ligne, l'infrastructure réseau peut néanmoins traiter des données techniques nécessaires à l'acheminement et à la sécurisation des communications, comme une adresse IP.

2.4 Données techniques liées aux appareils Raspberry Pi

Lorsque le service est utilisé avec un appareil Raspberry Pi fourni et administré par InfoSign Média, des renseignements techniques additionnels peuvent être disponibles à des fins d'exploitation et de soutien, notamment :

• le compte auquel l'appareil est associé;
• l'identifiant de l'écran;
• l'adresse MAC;
• l'adresse IP;
• le port SSH utilisé pour le soutien technique;
• le type d'écran ou de téléviseur connecté;
• la résolution de l'écran;
• l'espace disque et la mémoire vive disponibles;
• l'état de connectivité de l'appareil.

Ces renseignements servent principalement à exploiter le service, à diagnostiquer les problèmes et à offrir le soutien technique des appareils gérés par InfoSign Média.

2.5 Contenu téléversé par les clients

Les utilisateurs autorisés peuvent téléverser des images, notamment des fichiers JPEG et PNG, et ajouter des liens vers des vidéos YouTube afin de les diffuser sur leurs propres écrans.

InfoSign Média n'analyse pas de façon systématique le contenu des images téléversées et n'utilise pas ce contenu à des fins de profilage ou de publicité comportementale. Le contenu de chaque client est séparé logiquement des autres comptes clients et n'est pas rendu accessible à d'autres clients, à moins que le client ne pose ou n'autorise une action qui le permette.

Les clients demeurent responsables du contenu qu'ils téléversent et doivent s'assurer de détenir tous les droits, autorisations et consentements requis, particulièrement si une image contient des renseignements personnels, présente une personne identifiable ou comporte des renseignements sensibles.

2.6 Communications avec InfoSign Média

Lorsque vous communiquez avec nous par téléphone ou par courriel, nous pouvons conserver vos coordonnées et les renseignements que vous nous transmettez afin de répondre à votre demande, de vous offrir du soutien ou de gérer la relation client.

3. Témoins, stockage local et outils d'analyse

ServTV n'utilise que les témoins, identifiants locaux ou mécanismes similaires nécessaires au fonctionnement du portail, à l'authentification, au jumelage des écrans, à la continuité des sessions et aux préférences essentielles.

À la date de la présente politique, aucun outil d'analyse ou de suivi publicitaire non essentiel, tel que Google Analytics, Meta Pixel, Microsoft Clarity, Hotjar, Firebase Analytics, Crashlytics ou Sentry, n'est utilisé dans l'application ServTV pour suivre les utilisateurs.

Si des outils d'analyse devaient être ajoutés ultérieurement, la présente politique sera mise à jour avant ou au moment de leur activation, et tout mécanisme de consentement exigé par la loi applicable sera mis en place.

4. Pourquoi nous utilisons ces renseignements

Les renseignements peuvent être utilisés pour :

• créer et administrer les comptes ServTV;
• permettre aux utilisateurs autorisés d'accéder au portail;
• jumeler et gérer les écrans;
• héberger, récupérer et afficher le contenu choisi par le client;
• assurer le fonctionnement, la sécurité et la continuité du service;
• offrir le soutien technique et diagnostiquer les problèmes;
• gérer la relation contractuelle et le service à la clientèle;
• respecter les obligations légales et réglementaires.

5. Communication à des fournisseurs et à des tiers

InfoSign Média ne vend ni ne loue les renseignements personnels des utilisateurs de ServTV à des tiers.

Nous pouvons communiquer ou rendre accessibles certains renseignements aux catégories de destinataires suivantes, lorsque cela est nécessaire :

• Amazon Web Services (AWS), pour l'hébergement de la plateforme, le stockage des fichiers et les sauvegardes;
• le personnel autorisé d'InfoSign Média qui doit y avoir accès dans le cadre de ses fonctions;
• les autorités ou d'autres personnes lorsque la loi l'exige ou le permet.

Lorsqu'un client utilise du contenu YouTube, l'appareil qui diffuse ce contenu peut, selon le mode de lecture, communiquer directement avec les services de Google ou de YouTube. Ces services sont régis par leurs propres politiques de confidentialité.

ServTV ne diffuse pas de publicité provenant d'un réseau publicitaire tiers. Le matériel promotionnel ou éducatif affiché sur les écrans est choisi par le client parmi le contenu accessible à son compte ou parmi son propre contenu.

6. Hébergement et traitement à l'extérieur du Québec

La plateforme ServTV, les fichiers téléversés et les sauvegardes sont hébergés sur l'infrastructure d'Amazon Web Services dans la région US East, aux États-Unis. Certains renseignements peuvent donc être stockés ou traités à l'extérieur du Québec et du Canada et être assujettis aux lois applicables dans le territoire où ils se trouvent.

InfoSign Média demeure responsable de la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés et prend les mesures appropriées pour encadrer le traitement de ces renseignements par ses fournisseurs.

7. Conservation et suppression

Les renseignements liés au compte sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service et gérer la relation client.

Lorsqu'un client met fin à son abonnement ou lorsqu'une demande valide de suppression de compte est reçue, le compte est désactivé et supprimé dans un délai maximal de 30 jours. Une fois la suppression effectuée, InfoSign Média ne conserve pas de copie de sauvegarde du compte supprimé à des fins de restauration.

Certains renseignements distincts du compte ServTV peuvent devoir être conservés plus longtemps lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple les registres comptables, les factures, les preuves de transaction, les renseignements nécessaires à la prévention de la fraude ou ceux requis pour établir ou défendre des droits.

8. Comment demander la suppression d'un compte

Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer directement un compte ServTV à partir de l'application Android TV ou du portail. Une demande de suppression peut être transmise à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :

ma.pariseau@infosignmedia.com

Nous pouvons demander les renseignements nécessaires pour vérifier l'identité et l'autorisation de la personne qui présente la demande avant de supprimer le compte.

9. Mesures de sécurité

InfoSign Média applique des mesures administratives et techniques raisonnables destinées à protéger les renseignements contre l'accès, l'utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés. Ces mesures comprennent la gestion des accès selon les rôles, la séparation logique du contenu des clients et l'utilisation d'une infrastructure d'hébergement professionnelle.

Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique ne peut garantir une sécurité absolue.

10. Vos droits en matière de vie privée

Sous réserve des conditions et des exceptions prévues par la loi applicable, vous pouvez demander :

• l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci;
• la suppression de certains renseignements lorsque la loi le permet;
• des renseignements additionnels sur l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels.

Pour exercer un droit ou déposer une plainte relative à la vie privée, communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au moyen des coordonnées indiquées à la section 1.

11. Enfants et mineurs

L'application ServTV pour Android TV et le portail de gestion ne sont pas conçus pour permettre à des enfants de créer ou de gérer un compte. Le service s'adresse principalement aux organisations et à leurs utilisateurs autorisés.

Certains contenus diffusés par les clients peuvent néanmoins s'adresser à un public familial ou comporter du contenu éducatif ou divertissant destiné aux enfants. Cela ne signifie pas que ServTV recueille intentionnellement des renseignements personnels auprès des enfants qui se contentent de regarder les écrans.

Si un client téléverse du contenu représentant un enfant ou contenant des renseignements personnels sur un mineur, il lui revient d'obtenir toute autorisation ou tout consentement requis.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique afin de tenir compte des changements apportés à ServTV, à nos pratiques, à nos fournisseurs ou aux exigences légales. La date de la mise à jour la plus récente apparaît en haut de la page. Lorsque les modifications sont importantes, nous prendrons des mesures raisonnables pour les porter à l'attention des personnes concernées.

13. Nous joindre